請求書の電子化とは？やり方や法的要件、おすすめツールを徹底解説

請求書の電子化とは、紙の請求書をPDFやクラウドシステム上のデータに置き換え、発行・受領・保管をすべてデジタルで完結させる取り組みです。2024年1月に電子帳簿保存法の電子取引データ保存が原則化され、2026年現在は多くの企業が電子保存への対応を進めています。


本記事では、請求書電子化の定義から法的要件（電子帳簿保存法・インボイス制度・デジタルインボイス）、メリット・デメリット、Excel・クラウドシステム・AI-OCRの3つの方法、導入ステップ、企業の導入事例、主要ツールの料金比較・選び方までを体系的に解説します。

請求書の電子化とは？

請求書の電子化とは、従来は紙で印刷・郵送していた請求書を、PDFやクラウドシステム上の電子データとして作成・送付・保管する仕組みに切り替えることです。

単に「紙をPDFにする」だけではありません。請求書の作成から送付、受領、仕訳入力、保管、検索までの一連の業務フロー全体をデジタル化し、手作業を削減する取り組みです。

なぜ2026年に電子化が急務なのか

2024年1月の電子帳簿保存法改正で、電子取引データの電子保存が原則化されました。メールやクラウドで受け取った請求書を紙に印刷して保管する運用は、原則として認められなくなっています。

ただし、国税庁のQ&Aでは、「相当の理由」があり、税務調査時にダウンロードや書面提示に応じられる場合は、電子データを単に保存しておくだけでも差し支えないとされています。とはいえ、この猶予措置に依存し続けるのはリスクがあるため、本格的な対応を進めておくことが望ましい状況です。

さらに、2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）の運用も2年半が経過し、適格請求書の発行・保存が日常業務として定着しつつあります。この2つの制度対応を同時に効率化する手段として、請求書の電子化が経理部門にとって避けて通れないテーマになっています。

請求書電子化の3つの形態

請求書の電子化には、業務のどのフェーズをデジタル化するかによって3つの形態があります。

• 発行の電子化
  自社が取引先に送る請求書をPDFやクラウド経由で発行する。印刷・封入・郵送のコストと手間を削減できる
  
  

• 受領の電子化
  取引先から届く請求書を電子データで受け取り、AI-OCRなどで自動読取・仕訳入力する。手入力のミスと工数を大幅に減らせる
  
  

• 保管の電子化
  紙で届いた請求書をスキャンして電子保存する（スキャナ保存）。電子帳簿保存法の要件に沿った管理が必要になる

多くの企業では、まず発行の電子化から着手し、次に受領の電子化へ進むケースが一般的です。保管の電子化は、取引先がまだ紙で送ってくる場合の補完手段として併用されます。

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請求書電子化の法的要件

請求書を電子化する際には、2つの法制度を正しく理解しておく必要があります。ここでは電子帳簿保存法、インボイス制度、そして今後普及が見込まれるデジタルインボイス（Peppol）の3つを整理します。

電子帳簿保存法の3つの保存区分

電子帳簿保存法は、帳簿や国税関係書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。請求書に関わる保存区分は以下の3つに分かれます。

保存区分	対象	概要
電子帳簿等保存	会計ソフトで作成した帳簿・書類	自社で電子的に作成した帳簿や決算書を、電子データのまま保存する
スキャナ保存	紙で受領・作成した書類	紙の請求書・領収書をスキャンして電子保存する
電子取引データ保存	電子的にやりとりした取引情報	メールやクラウドで受け取った請求書を電子データのまま保存する（2024年1月から原則化）

この3区分のうち、2024年1月に電子保存が原則化されたのは電子取引データ保存です。メールに添付されたPDF請求書やクラウドサービス経由で受領した請求書は、電子データのまま保存することが原則となっています（相当の理由がある場合の猶予措置あり）。

電子取引データ保存の2大要件

電子取引データを保存する際に満たすべき要件は、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。

• 真実性の確保
  保存した電子データが改ざん・削除されていないことを担保する。具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の整備のいずれかが必要
  
  

• 可視性の確保
  保存した電子データを必要なときにすぐ確認できる状態にしておく。原則として「取引年月日」「取引先名」「取引金額」の3項目で検索できることが求められる。ただし、税務調査時にダウンロードに応じられる場合は一部要件が緩和され、売上高5,000万円以下の事業者は検索要件そのものが不要になる場合もある

対応ソフトを導入すれば、改ざん防止措置と検索機能の両方をカバーできるため、実務上はシステム導入が最も確実な方法です。

スキャナ保存の要件緩和（2024年1月以降）

2024年1月以降、スキャナ保存の要件が一部緩和されました。主な変更点は以下のとおりです。

• 入力者等の情報確認要件が廃止
• 解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要に
• 一般書類（見積書・注文書等）のスキャナ保存は帳簿との相互関連性の確保が不要に

この緩和により、スキャナ保存のハードルは以前より大きく下がっています。ただし、重要書類（契約書・領収書・請求書等）については引き続き帳簿との相互関連性の確保が必要です。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）

2023年10月に開始したインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」の保存が必要です。適格請求書には、登録番号・適用税率・消費税額等の記載事項が定められており、これらが欠けた請求書では仕入税額控除が認められません。

請求書の電子化にあたっては、発行システムがインボイスの必須記載事項を自動的にカバーしているかを確認することが重要です。

デジタルインボイス（Peppol）の動向

デジタルインボイスとは、請求書のデータを国際標準規格に基づいた構造化データとしてやりとりする仕組みです。日本ではデジタル庁がPeppol Authority（管理局）として、日本標準仕様「JP PINT」を策定・管理しています。

2026年時点では法的な義務ではありませんが、大手企業が取引先にPeppol対応を求める動きが出始めています。将来的にPDFやメール添付に代わって、請求データそのものをシステム間で直接やりとりする形が標準になる可能性があり、今から対応ツールの選定時に意識しておくと安心です。

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請求書を電子化するメリット

請求書の電子化は、発行する側と受領する側の両方にメリットがあります。ここでは実務に直結する効果を整理します。

発行側のメリット

• 印刷・郵送コストの削減
  用紙代・インク代・封筒代・切手代が不要になる。月間300通の請求書を発行している企業の場合、年間で数十万円規模のコスト削減が見込める
  
  

• 発行業務の時間短縮
  印刷→封入→発送という手作業がなくなり、クラウドシステムからワンクリックで送付できる。月末の請求書発行に丸1日かかっていた業務が数時間で完了するケースもある
  
  

• 送付履歴の自動記録
  誰にいつ送ったか、相手が開封したかをシステム上で確認できる。「届いていない」「見ていない」というトラブルを防げる
  
  

• テレワーク対応
  オフィスにいなくても請求書を発行・送付できるため、リモートワーク環境での経理業務が可能になる

受領側のメリット

• 手入力の削減とミス防止
  AI-OCRで請求書のデータを自動読取し、会計ソフトへ連携できる。手入力による転記ミスがなくなり、照合作業の工数も削減される
  
  

• 検索性の向上
  電子データとして保管することで、取引先名・金額・日付での検索が瞬時にできる。紙のファイルを探す必要がなくなる
  
  

• 保管スペースの削減
  紙の請求書は法定保存期間（原則7年、繰越欠損金がある場合は10年）の保管が必要。電子化すればキャビネットが不要になり、オフィススペースを有効活用できる
  
  

• 承認フローの迅速化
  クラウド上で承認ワークフローを回せるため、承認者が外出中でもスマートフォンから処理できる。月末の支払い遅延リスクが減る

発行・受領の両面で効果があるため、自社の業務フローのどこにボトルネックがあるかを把握したうえで、優先度の高い領域から電子化を進めるのが効率的です。

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請求書電子化のデメリットと注意点

メリットの多い電子化ですが、導入前に把握しておくべきデメリットと注意点もあります。対策とセットで整理します。

システム導入・運用コスト

クラウドシステムを導入する場合、初期費用と月額料金が発生します。小規模な企業で月数千円、中〜大規模な企業では月数万円が目安です。ただし、郵送コスト・人件費の削減効果と比較すると、多くの場合は半年〜1年でコスト回収できます。

業務フローの見直しが必要

紙ベースの承認フロー（ハンコを回す、紙に付箋を貼るなど）をデジタルに切り替える必要があります。特に経理部門以外の社員への周知と教育に時間がかかるケースがあります。

対策としては、まず経理部門内の少人数でパイロット運用を行い、マニュアルとFAQを整備してから全社展開する段階的アプローチが有効です。

取引先の合意が必要

請求書の発行を電子化する場合、取引先に電子請求書での受領を了承してもらう必要があります。すべての取引先が対応できるわけではなく、一部は引き続き紙での発行を求められる場合もあります。

対策としては、まず電子化に同意してくれる取引先から段階的に切り替え、紙を希望する取引先には当面は並行運用で対応します。多くのシステムは、電子送付と紙郵送を併用できる機能を備えています。

セキュリティリスクへの対応

電子データはネットワーク経由でやりとりするため、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクがあります。SSL/TLS暗号化、アクセス権限の設定、二要素認証などのセキュリティ機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

電子帳簿保存法への不完全な対応

「PDFをメールで送っているから電子化できている」と誤解しているケースが少なくありません。改ざん防止措置（タイムスタンプ・履歴が残るシステム・事務処理規程のいずれか）を講じていなければ、法的な要件を満たしたことにはなりません。導入するシステムがJIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証）を取得しているかを確認すると、法対応の安心材料になります。

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請求書を電子化する3つの方法

請求書を電子化する方法は、大きく3つのパターンに分かれます。自社の規模・予算・処理件数に合った方法を選ぶことが重要です。

以下の表で3つの方法の特徴を比較します。

方法	初期コスト	対応規模	法対応	おすすめ企業
Excelで自作	無料	月50枚以下	自力での要件確認が必要	個人事業主・小規模法人
クラウド請求書システム	月数千円〜	月50〜数千枚	JIIMA認証製品なら対応済み	中小〜大企業
AI-OCR連携型	月1万円〜	月数百〜数万枚	多くが法対応済み	紙の請求書を大量に受領する企業

コストと処理件数のバランスが選定の基本です。月間の請求書処理件数が50枚以下ならExcelでも対応可能ですが、件数が増えるほどシステム導入の費用対効果が高くなります。

Excelで自作する方法

Excelのテンプレートで請求書を作成し、PDF化してメールで送付する方法です。追加コストがかからないため、個人事業主や月間の発行枚数が少ない企業に向いています。

ただし、以下の制約があります。

• 送付履歴・開封確認ができない
• 改ざん防止措置（タイムスタンプ・事務処理規程等）や検索要件を別途管理する必要がある
• 件数が増えると管理が煩雑になり、ミスのリスクが高まる
• インボイスの必須記載事項を自分で確認・管理する必要がある

月間の処理件数が増えてきた場合や、電帳法への確実な対応が求められる場合は、早めにクラウドシステムへの移行を検討することを推奨します。

クラウド請求書システムを利用する方法

freee請求書、マネーフォワード クラウド請求書、MakeLeaps、楽楽明細などのクラウドサービスを利用して、請求書の作成・送付・保管を一元管理する方法です。

主な特徴は以下のとおりです。

• インボイス制度への対応
  適格請求書の必須記載事項（登録番号・税率・消費税額等）を自動で出力する
  
  

• 電子帳簿保存法への対応
  JIIMA認証取得製品であれば、電子帳簿保存法の法的要件に適合していることが第三者機関により確認されている
  
  

• 会計ソフトとの連携
  freee会計やマネーフォワード会計と連携し、請求データをそのまま仕訳に反映できる。二重入力が不要になる
  
  

• 電子送付と紙郵送の併用
  電子対応の取引先にはクラウド経由で、紙を希望する取引先には代行郵送で対応できるサービスが多い

多くのサービスが無料プランまたは無料トライアルを用意しているため、まず試してから本格導入を判断できます。

AI-OCRで受領請求書を自動処理する方法

取引先から届く紙やPDFの請求書を、AI-OCR（光学文字認識）で自動的に読み取り、データ化する方法です。受領側の電子化に特化したアプローチで、手入力の工数を大幅に削減できます。

代表的なサービスとして、TOKIUMインボイス、Bill One（Sansan）、invox受取請求書、DX Suiteなどがあります。

AI-OCRの処理フローは以下のとおりです。

1. 紙の請求書をスキャン、またはPDFをアップロード
2. AI-OCRが取引先名・金額・日付・消費税額等を自動で読み取り
3. 読取結果を人がチェック（精度は99%以上だが、最終確認は必要）
4. 会計ソフトに仕訳データとして連携

特にBtoBプラットフォーム請求書はAI-OCR連携機能を備えており、紙で届いた請求書もクラウド上で電子データとして一元管理できます。

さらに近年は、AI-OCRの読取結果をもとに仕訳の自動提案や支払スケジュールの管理まで行うAIエージェント型のサービスも登場しています。請求書の受領から支払いまでを一気通貫で自動化するこのアプローチは、経理部門の人手不足が深刻な企業ほど導入効果が大きい手法です。

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請求書電子化の進め方

請求書の電子化は、一度にすべてを切り替えるのではなく、段階的に進めるのが成功のポイントです。以下の5ステップで進めます。

Step 1 現状の棚卸し

まず自社の請求書業務の現状を把握します。

• 月間の発行枚数・受領枚数はそれぞれ何件か
• 紙で受領している割合はどのくらいか
• 現在の業務フロー（作成→承認→送付→保管）にどれだけ時間がかかっているか
• 取引先のうち、電子対応可能な企業はどの程度か

この棚卸しを行うことで、電子化の優先領域（発行 or 受領 or 保管）と期待できる効果が見えてきます。

Step 2 電子化の方法とツールを選定する

前章で解説した3つの方法（Excel/クラウドシステム/AI-OCR）のうち、自社の規模と課題に合った方法を選びます。

選定時のチェックポイントは以下のとおりです。

• 電子帳簿保存法に対応しているか（JIIMA認証の有無）
• インボイス制度の記載要件を満たしているか
• 既存の会計ソフトと連携できるか
• 紙郵送の代行機能があるか（取引先の紙希望に対応）
• 無料トライアルがあるか

Step 3 取引先に周知し合意を得る

請求書の発行を電子化する場合は、取引先への事前通知が不可欠です。「○月から請求書を電子送付に切り替えます」という案内を、少なくとも1〜2か月前に送付します。

電子対応が難しい取引先には、紙郵送との並行運用で対応する旨を伝えると、スムーズに合意を得られます。

Step 4 パイロット運用で検証する

一部の取引先・一部の部署に限定して試験運用を行います。この段階で以下を確認します。

• システムの操作に問題がないか
• 既存の会計ソフトとのデータ連携が正しく動くか
• 承認フローが想定どおりに回るか
• エラーや不明点が出た場合の問い合わせ先が明確か

パイロット期間は1〜2か月が目安です。

Step 5 全社展開とルール整備

パイロット運用で問題がなければ、全社展開に移ります。同時に以下のルールを整備します。

• 電子保存のファイル命名規則
• アクセス権限の設定（経理部門のみ編集可、他部署は閲覧のみ等）
• 事務処理規程（電帳法の「真実性の確保」要件を満たすために必要）
• 社員向けの操作マニュアルとFAQ

全社展開後も定期的にルールの遵守状況を確認し、改善サイクルを回すことで、電子化の効果を長期的に維持できます。

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請求書電子化の導入事例

ここでは、請求書の電子化によって定量的な効果を得た企業の事例を紹介します。

事例1 経理業務時間を約90%削減した企業

デジタル・クリエイティブ・ネット株式会社では、AI-OCRとRPAを組み合わせた帳票処理の導入により、毎月の経理業務時間を約30時間から約3時間に短縮しました。削減率は約90%です。

導入前は、届いた帳票を1枚ずつ手入力し、仕訳を起こす作業に月末の1週間を費やしていました。導入後は、AI-OCRが帳票を自動読取し、RPAが会計ソフトへの入力まで連携することで、経理担当者が確認・承認のみに集中できる体制に変わりました。

事例2 年間1,200件の請求書入力を自動化した企業

アルファテックス株式会社では、AI-OCRの導入により年間約1,200件の請求書入力作業がほぼ自動化されました。経理担当者は入力作業から解放され、契約内容の確認や支払条件の交渉など、判断が必要な業務に時間を使えるようになっています。

事例3 入力ミスの大幅削減と属人化の解消

日本化学産業株式会社では、AI-OCRの導入によってFAX受注登録時の入力ミスが大幅に削減されました。それまで特定の担当者に依存していた受注処理が標準化され、テレワーク環境でも処理が可能になったことで、業務の属人化が解消されています。請求書そのものの事例ではありませんが、AI-OCRによる帳票処理の効果を示す好例です。

これらの事例に共通するのは、AI-OCRによる「手入力の自動化」が最大の効果を生んでいる点です。特に月間の受領件数が100件を超える企業では、AI-OCR導入の費用対効果が高い傾向にあります。

【関連記事】
AI-OCRの活用事例10選！導入メリットや業界別の導入事例を解説

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請求書電子化ツールの料金比較と選び方

請求書電子化ツールは、大きく「発行系」「受領系」「統合型」の3タイプに分かれます。自社の課題に合ったタイプを選ぶことが最初のステップです。

発行系ツールの料金比較

自社から請求書を発行・送付する業務を電子化するツールです。

以下は2026年3月時点の主な料金です。

サービス名	初期費用	月額料金	特徴
freee請求書	0円	スタンダード：年額換算 月1,980円〜、アドバンス：月10,000円〜	freee会計との連携が強み。インボイス制度・電帳法対応
Misoca（弥生）	0円	733円〜	弥生会計との連携。月10通まで無料プランあり
マネーフォワード クラウド請求書	0円	2,480円〜（法人）	MF会計との一体運用。請求書以外の経費精算等も含むパック
MakeLeaps（リコー）	0円	要問い合わせ	JIIMA認証取得。電子送付と紙郵送代行を併用可
楽楽明細	100,000円	25,000円〜	導入実績10,000社超。大量発行に強い

月間の発行枚数が少なければfreee請求書やMisocaの低価格プラン、大量発行が必要なら楽楽明細が選択肢になります。会計ソフトとの連携を重視するなら、同じベンダーの製品を揃えるのが最もスムーズです。

受領系ツールの料金比較

取引先から届く請求書の受領・データ化を電子化するツールです。

サービス名	初期費用	月額料金	特徴
Bill One（Sansan）	個別見積	個別見積（初期費用＋年額費用、ユーザー数・保存枚数の制限なし）	紙もPDFも一括データ化。Sansan連携
TOKIUMインボイス	要問い合わせ	約10,000円〜＋従量課金	請求書の代理受領・スキャン代行あり
invox受取請求書	0円	ミニマム：月980円（税込1,078円）＋従量課金。無料トライアルあり	読取精度99.9%。API連携が豊富
BtoBプラットフォーム請求書	要問い合わせ	要問い合わせ	国内シェアNo.1。AI-OCR連携。大企業の利用多数

invoxは月980円から始められるため、小規模な企業でも導入しやすい価格設定です。受領する請求書の形態が紙中心ならTOKIUMの代理受領サービス、PDFが中心ならinvoxのAPI連携が強みを発揮します。Bill Oneは個別見積のため、まずは問い合わせて自社の処理件数に合った見積りを取得するのが確実です。

ツール選定の5つのチェックポイント

料金だけでなく、以下の観点で総合的に判断することが重要です。

1. 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応
   JIIMA認証の有無、タイムスタンプ自動付与、適格請求書のフォーマット対応を確認する

2. 既存システムとの連携性
   使用中の会計ソフト（freee、マネーフォワード、弥生、勘定奉行等）とのデータ連携が可能かを確認する

3. 費用対効果
   月額料金だけでなく、削減できる人件費・郵送費・保管コストを含めたROIで評価する

4. 取引先への対応力
   電子送付と紙郵送の併用が可能か。取引先が使いやすい受取方法を提供できるか

5. 将来性
   デジタルインボイス（Peppol）への対応予定があるか。今後の法改正に追従できるか

無料トライアルを活用して実際の操作感を確認してから本格導入する進め方が、失敗リスクを最小限に抑えられます。

【関連記事】
経理DXとは？AI活用による業務効率化の進め方

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まとめ

請求書の電子化は、コスト削減と業務効率化を同時に実現できる取り組みです。2024年1月の電子帳簿保存法による電子保存の原則化を経て、2026年現在は「対応するかどうか」ではなく「どのように効率的に対応するか」のフェーズに入っています。

本記事のポイントを整理すると、以下の3つです。

• 法対応は待ったなし
  電子取引データの電子保存は原則化済み。猶予措置はあるものの、本格対応を先送りするリスクは大きい。JIIMA認証を取得したツールの導入が最も確実な対応策
  
  

• AI-OCRが受領側の電子化を大きく変える
  手入力を90%以上削減した事例が複数出ている。月間100件以上の請求書を受領する企業では、AI-OCR型ツールの費用対効果が特に高い
  
  

• 段階的な導入が成功の鍵
  一度にすべてを切り替えるのではなく、現状棚卸し→ツール選定→取引先周知→パイロット運用→全社展開の5ステップで進めることで、リスクを最小限に抑えられる

まずは自社の月間請求書処理件数（発行・受領それぞれ）を把握し、本記事で紹介したツールの無料プランやトライアルを試してみることが、電子化への最初の一歩です。

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