この記事のポイント
この記事は、総務部門のデジタルトランスフォーメーション（DX）についてわかりやすく解説しています。- 総務部門のDXでは、業務プロセスの見直しや組織文化の変革、新たなビジネスモデルへの適応等を包含し、業務効率化や意思決定の迅速化などを目指しています。
- DX推進が進まない主な理由として、業務の属人化、セキュリティ懸念、予算制限などが挙げられています。
- 電子承認・契約システム、クラウドサービス、RPAなどの具体的なデジタルツールが総務部門での効率化に役立つことが説明されています。
- DXを成功に導くためには、明確なビジョンと経営層のサポート、全社員の意識改革と教育、持続可能なプロセスの構築が重要です。
監修者プロフィール
坂本 将磨
Microsoft AIパートナー、LinkX Japan代表。東京工業大学大学院で技術経営修士取得、研究領域：自然言語処理、金融工学。NHK放送技術研究所でAI、ブロックチェーン研究に従事。学会発表、国際ジャーナル投稿、経営情報学会全国研究発表大会にて優秀賞受賞。シンガポールでのIT、Web3事業の創業と経営を経て、LinkX Japan株式会社を創業。
近年、企業の競争力を高めるために重要とされる「デジタルトランスフォーメーション（DX）」ですが、企業内でも特に総務の業務改革におけるDXは見逃せません。
総務部門が担う多岐にわたる業務プロセスをデジタル化し、効率化することで、企業全体の生産性向上に貢献できる可能性を秘めています。
その一方で、DX推進が進まない要因には業務の属人化やセキュリティ懸念、予算制限など様々な課題も存在します。
そこでこの記事では、総務部門におけるDXの必要性、それを阻む障壁、役立つツールや成功のためのキーポイント、推進方法の詳細を一から丁寧に解説し、実際の取り組みへの理解を深める助けになることを目指します。
総務DXとは？
IT化との違い
総務部門におけるDXは、単に情報技術を導入するIT化とは異なり、より包括的な概念です。
IT化は主に新しい技術の導入に重点を置きますが、DXは業務プロセスの抜本的な見直しや組織文化の変革、新しいビジネスモデルへの適応まで含まれます。
つまり、DXとは総務部門がデジタル技術を活用して業務そのものを根本から変革し、より効率的で効果的な運営を実現することを目指すものです。
人工知能や自動化技術の活用による意思決定の迅速化、業務の最適化、スタッフの作業負荷軽減などが含まれます。
総務にDXが必要な理由
組織の効率化とコスト削減
DXを総務に取り入れることで、日常の管理業務を自動化し業務プロセスを効率化できます。
自動化ツールやデジタルシステムを導入すれば、データ入力、文書管理、報告書作成などの時間のかかる作業を迅速に処理可能です。
これにより業務スピードが向上し人的ミスも減り、最終的にはオペレーションコストの削減につながります。
総務部門の役割変化に対応
ビジネスでは、総務は単なる後方支援部門ではなく、戦略的な意思決定にも関与する重要な役割を担っています。
DXによりデータ駆動型の分析ツールやダッシュボードを活用でき、組織全体の戦略目標達成に有益な情報を提供できるようになります。総務の役割が拡大し、より付加価値の高い業務に専念できるようになるのです。
業務範囲の広さと業務量の多さ
総務は人事、財務、施設管理、法務など幅広い業務を担当し、複雑で部門間連携が不可欠です。
DXを進めることで業務間の情報共有が円滑になり、プロセスが統合されます。
また、業務の自動化・デジタル化により大量の業務を効率的に処理でき、全体として業務負荷が軽減され効率が高まります。
総務のDX推進が進まない理由とは？
総務のDX推進が進まない理由
【理由1】業務の属人化
総務部門は、企業内の多岐にわたる事務関係の業務が集中的に行われる部門であり、その対応範囲は非常に広く複雑です。
そのため、業務の属人化が発生しやすいという課題があります。
具体的には、どの業務を誰が担当しているのかを明確に把握することが難しく、この状況がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する際の現状把握・戦略立案・施策実行を困難にしています。
総務部でDXを効果的に推進するためには、まずこの課題を解決し、部門内で行われている業務の全体像を正確に把握することが必要です。
【理由2】セキュリティ面の懸念
デジタル化が進めば、データ保護やプライバシー確保がより重要になります。
総務部門は従業員の個人情報など機密データを多く扱うため、セキュリティリスクの高まりへの懸念がDX推進の障壁となっています。
適切なセキュリティ対策無しでは、組織はデータ漏えいなどのリスクにさらされかねません。
このようなセキュリティ面の懸念から、DXが進まずに紙やワード・エクセルなどのアナログ業務が続いている企業も多いのが実情です。
【理由3】予算制限
DXには初期投資が必要です。しかし中小企業や予算に制約のある組織では、新しいシステムやツールの導入に十分な資金を確保するのが難しい場合があります。
また多くの場合、DX専門の人材が社内に不足しています。外部から人材を確保したくても、少子高齢化に伴う人手不足の中で優秀な専門人材の採用は容易ではありません。
このように予算の制約は、必要なツールやリソース、適切な社内教育の実施を妨げる大きな障害となっています。
総務のDXを進める上で役立つツール
電子承認・電子契約システム
総務部門では承認作業や契約書の発行など、これらの業務をデジタル化することでスピードと正確性が大幅に向上します。
電子承認・契約システムを導入すればペーパーレス化が進み、リモートワークなど新しい働き方にも対応できます。
代表的なものとして、Google Workspaceと連携して各種申請や承認をクラウド化できるrakumoワークフロー、テレビ朝日やエイベックス、ミスタードーナッツなど数々の大手企業にも導入されてきた「ジョブカン」明治やポーラ、星野リゾートなど数々の大手企業にも導入されている「コラボフロー」が挙げられます。
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クラウドサービス
データの一括管理とアクセスの利便性を提供し、リモートアクセスの需要増加に対応できます。
場所を選ばずに必要データにアクセス可能になり、業務の柔軟性と部門間連携が高まります。
代表なものとしてはMicrosoft「Azure」、Amazon「AWS」、Google「Google Cloud Platfourm(GCP)」 があります。
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RPA（Robotic Process Automation）
定型的な反復作業を自動化することで大幅な効率化が図れます。データ入力、報告書作成、人事情報更新など、時間がかかる作業の自動化が可能です。
代表的なものとして、ロボパットDX、EzAvate、AUTOROが挙げられます。
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会議とコミュニケーションツール
コミュニケーションの効率化は、分散したチームやテレワークが一般化する中で特に重要です。
効果的な会議ツールを活用すれば、リアルタイムのコミュニケーションが可能となり、チームの連携とプロジェクトの円滑な進行が図れます。
代表的なものとして、Slack、Microsoft Teams,Chatworkがあげられます。
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データ分析ツール
総務部門における意思決定をデータ駆動型にするためには、データの収集と分析が不可欠です。
データ分析ツールを使えば、業務の改善点を特定したり、リソースの最適化やコスト削減に関する判断を適切に行えるようになります。
代表的なものとして、Tableau、Microsoft Power BI、Yellowfinが挙げられます。
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また、機密情報を入力しない等の注意は必要ですが、ChatGPTでも十分にデータ分析が可能です。
参考▶️
このように、様々なデジタルツールを総務部門に取り入れることで、業務の自動化、効率化が実現し、より戦略的で付加価値の高い業務に注力できるようになります。
DXを効果的に進めるには、部門の実態に合わせて適切なツールを組み合わせることが肝心です。
総務のDXを推進する方法
総務のDXを推進する方法
1.人材育成への投資
DXの成功は、新しい技術の導入だけでなく、従業員がそれらを効果的に活用できる能力にも大きく依存します。そ
のため、従業員のスキルアップと新技術への理解を深めるための継続的な教育とトレーニングが不可欠です。デジタルツールの使用法、データ分析力、プロジェクト管理など、新しいスキルを身につけさせるプログラムを実施することが重要です。
そうすることで、従業員のモチベーション向上とDXへの主体的な参加を促すことができます。
2.ペーパーレス化を先行させる
ペーパーレス化は総務のDXにおける第一歩として有効です。文書のデジタル化により情報のアクセシビリティが向上し、データ検索の時間短縮が可能になります。
また、書類の物理的な保管スペースを削減できるためコスト削減にもつながります。ペーパーレス化を実現するには、スキャン設備の導入、電子文書管理システムの利用、関連プロセスの見直しと標準化が必要不可欠です。
これにより業務の透明性が高まり、文書のセキュリティも強化されます。
3.電子決裁システムの導入
電子決裁システムの導入により、総務の業務プロセスを大幅に効率化し、スピーディな意思決定を実現できます。
従来の紙ベースの承認プロセスには時間がかかり書類の行方不明のリスクもありましたが、電子決裁であれば場所を選ばず即座の文書アクセスと承認が可能です。
さらに、電子決裁システムは文書のトレーサビリティと監査証跡を自動生成するため、コンプライアンス要件も満たせます。
ただし、システム選定時には、セキュリティ、使いやすさ、他ツールとの連携性を重視する必要があります。
総務のDXを成功に導くキーポイント
総務のDXを成功に導くキーポイント
明確なビジョンと経営層の強力なサポート
成功するDXは、組織のトップからの明確なビジョンと強力な支援が必要です。
総務部門のDX推進にあたっては、最高経営責任者（CEO）やその他の経営層が積極的にプロジェクトを後押しし、変革の重要性とそのメリットを組織全体に伝えることが重要です。
経営層がDXを組織戦略として明確に位置づけ、必要なリソース（予算、人材、時間）を確保することが成功の鍵となります。
全社員の意識改革と教育
デジタルトランスフォーメーションは技術の導入だけでなく、人々の働き方や考え方を変えることも含まれます。
総務部門だけでなく、全社員を対象にした定期的な研修やワークショップを実施し、DXの理解を深め、デジタルスキルを向上させる必要があります。
特に日本の企業では、伝統的な業務プロセスや働き方が根強いため、組織文化の変革と従業員のマインドセットの変更が不可欠です。
持続可能なプロセスと評価のフレームワークの構築
DXの取り組みは一過性のプロジェクトではなく、継続的なプロセスであるべきです。
新しいテクノロジーの導入と並行して、その成果を測定し、業務プロセスの改善を継続的に行う仕組みを整えることが大切です。
具体的には、定期的なパフォーマンスレビュー、フィードバックループの導入、及び改善策の実行が推進力となります。
これにより、総務部門のDXがただの一時的な変更ではなく、組織の持続的な成長を支える基盤となることを目指します。
総務DXの推進のおける注意点
総務のDX推進で注意すべきポイント
【ポイント1】従業員の抵抗感と変化への対応
新しいシステムやプロセスの導入には、従業員からの抵抗に遭うことが少なくありません。
特に総務部門のように伝統的業務が中心の部署では、変化への不安から強い抵抗感が見られるかもしれません。
そのため、DXを進める際は従業員の心理的障壁を理解し、適切なコミュニケーションとサポート体制を用意することが重要です。
変化のメリットを明確に示し、新しい仕組みに馴染めるよう十分なトレーニングと時間を設けなければなりません。
【ポイント2】過度な期待と現実のギャップ
DXの導入に際し、その効果に対して過度な期待を抱かないよう注意が必要です。
技術の導入だけで即座に大きな効果が出るわけではなく、プロセスの改善や効率化を実感するまでには時間がかかります。
無理な導入を避けるためにも、あらかじめどの技術が自社に適しているかをフィージビリティスタディで慎重に検討しましょう。
【ポイント3】セキュリティとプライバシーの保護
DXではデジタルデータの取り扱いが増えるため、セキュリティとプライバシーの確保が極めて重要になります。
特に総務部門は従業員の個人情報など機密情報を多く扱うので、データ漏洩やサイバー攻撃のリスクが高まります。
適切なセキュリティ対策を講じ、定期的な監査を行うことで、情報保護体制を強化し、DXの信頼性を維持することができます。
まとめ
この記事では総務部門のデジタルトランスフォーメーション（DX）の重要性と推進方法を解説しました。
総務は企業全体の幅広い業務を担当し、業務の属人化がDX推進を困難にする大きな課題です。
DXはIT化と異なり、業務プロセスの見直しや組織文化の変革を含む包括的な取り組みであり、その目標には業務効率の向上、意思決定の迅速化、コスト削減、働き方改革、セキュリティ強化が含まれます。
総務部門がDXを推進し、効率的で付加価値の高い業務に集中することで、組織全体の競争力を高めることができます。
この記事が皆さまのDX推進の取り組みの一助となれば幸いです。
