この記事のポイント
この記事は、ChatGPTを活用したマニュアル作成の方法について説明しています。- ChatGPTの導入により、業務の効率化と作成時間の短縮が期待されます。
監修者プロフィール
坂本 将磨
Microsoft AIパートナー、LinkX Japan代表。東京工業大学大学院で技術経営修士取得、研究領域：自然言語処理、金融工学。NHK放送技術研究所でAI、ブロックチェーン研究に従事。学会発表、国際ジャーナル投稿、経営情報学会全国研究発表大会にて優秀賞受賞。シンガポールでのIT、Web3事業の創業と経営を経て、LinkX Japan株式会社を創業。
マニュアル作成は業務の効率化に不可欠なプロセスですが、時間と労力がかかる作業となり得ます。そこで注目されるのが、AI技術を利用したマニュアル作成のアプローチです。本記事では、自然言語処理に優れたAI、ChatGPTを使ってマニュアルを効率よく作成する方法を解説します。ChatGPTなら、コスト削減や時間短縮はもちろん、多言語に対応し品質の高いマニュアルも実現可能です。マニュアル作成にChatGPTを使用するメリットや実際の手順、プロンプト例などを紹介し、企業での活用事例もご紹介しますので、AIを活用した業務改善に興味のある方はぜひご覧ください。また、AI総合研究所では、企業のAI適用をサポートしておりますので、ご相談があればご連絡ください。
目次
ChatGPTはその高度な文章生成能力を生かして、ビジネスや教育現場などで幅広く活用されています。
ビジネスでの活用例として、マニュアルの作成にChatGPTを使用する企業が増えています。
本記事ではChatGPTを活用してマニュアルを作成する手順を紹介します。さらにChatGPTでマニュアルを作成するメリットから実際に作成する際のプロンプト例まで詳細に解説を行います。
ぜひ最後までご覧ください！
ChatGPTでマニュアルを作成するとは
ChatGPTはテキストの生成を得意とする自然言語技術を使用した生成AIです。
今まで業務の中でマニュアルの作成に時間を要した、マニュアルを作ったけど見落としのポイントが多く、人員が必要であった経験はありませんか？
ChatGPTは対話をしながらマニュアル作成のサポートをしてくれます。
社内の風習やルールはChatGPTに伝えながら最適なマニュアルを短時間で効率的に作成してみましょう！
ChatGPTでマニュアルを作成するメリット
まずがChatGPTを活用するメリットをご紹介します。
ChatGPTでマニュアルを作成するメリットとして、以下の3つが挙げられます。
効率的に作成することができる
ChatGPTを使用すると、手作業によるマニュアル作成に比べ、効率的にマニュアルを作成できます 。通常、マニュアル作成には企画から執筆、編集、校正まで多くの時間と労力がかかりますが、ChatGPTを使用することで、これらの作業を自動化し、短時間で高品質なマニュアルをさくせいすることができます。
また、マニュアル全てを一度に作成するだけではなく、特定の手順に関する説明を細かく求めたりすることが可能です。さらに、マニュアルを読んだ際に不明点があったときには、ChatGPTに質問することでさらに詳細な回答を得ることができ、上司に聞くことなく理解を深めることができます。
多言語に対応できる
ChatGPTのもう一つの大きなメリットは、多言語でマニュアルを作成できる ことです。グローバルなビジネス環境では、異なる言語のマニュアルを用意する必要があることが多いですが、ChatGPTはそのニーズにも対応することができます。
日本語だけではなく、英語、スペイン語、ドイツ語など、さまざまな言語で正確な文章を生成するため、異なる言語のマニュアルも簡単に作成することができます。
品質の高いマニュアルを作成することができる
ChatGPTは、自然な言語生成を得意としており、読み手にとってわかりやすく、かつ高い品質のマニュアルを作成することが可能 です。AIによる自動生成のため、文法やスペルミスが少なく、さらに、複雑な技術の説明においても、簡潔な文章を作成できるため、初心者から上級者まで理解しやすいマニュアルを作成することができます。
ChatGPTでマニュアルを作成する手順
では実際にChatGPTでマニュアルを作成してみましょう！
1. マニュアルの概要をまとめる
はじめに、作成するマニュアルの全体像を作成します。マニュアルの目的、扱う内容、使用する用語などを整理し、セクションごとにどのような内容を盛り込むかをおおまかに決めます。
この段階で、説明する手順や要点、具体例などを箇条書きにしておくと、後のプロンプト入力がスムーズになります。明確な指示があることで、ChatGPTが正確なマニュアルを生成しやすくなるためです。
2. ChatGPTにアクセス
次に、ChatGPTのアプリケーションをインストールします。もしOpenAIの公式ページや、企業向けのAPIを利用している場合は、ログインして作業を開始します。利用するプラットフォームが適切に設定されているか、言語の選択もここで行っておきましょう。
3. ChatGPTに学習・生成させる
ChatGPTに対して、マニュアルに関する具体的なプロンプトを入力して文章を生成します。例えば、「製品Aのセットアップ手順を教えてください」や「ユーザー登録の方法を3つのステップで説明してください」、「新入社員向けのマニュアルを作成してください」など、具体的でわかりやすい指示を与えることが重要です。ChatGPTはこの入力に基づいて、指示に合った説明文や手順を生成します。
4. 出力内容を確認する
ChatGPTが生成したマニュアルの内容を確認します。ChatGPTによって生成された文章は基本的に誤字はなく高品質ですが、細かいニュアンスや誤解を招く部分がないか確認することが重要です。また、社内や業界特有の表現が必要な場合は、ここで適宜修正を行います。
最終確認として、全体の構成や論理的な流れがスムーズかどうかをチェックし、問題がなければマニュアルの完成です。
入力プロンプトのご紹介
以下は、ChatGPTに入力するプロンプトの例です。ぜひ参考にしてください。
### プロンプトタイトル例
「自社の業務フローやルールが網羅された“社内マニュアル”を作成したい」
### プロンプト本文（例）
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**【目的】**
- 部署・役割を問わず、新入社員から既存社員までが統一した手順とルールを理解し、効率的かつ正確に業務を行えるようにする。
- 業務における共通言語や基本的な判断基準、注意点を明確にし、品質や安全性を担保する。
**【マニュアルに盛り込む内容】**
1. **対象範囲・前提条件**
- このマニュアルがカバーする業務領域
- 対象となる部署・役職・利用シーン
- 前提となるシステムや関連ルールの有無
2. **基本ルール・共通指針**
- 社内文書作成やコミュニケーションの基本ルール（例：言葉遣い、敬語の使い方、文書の形式など）
- コンプライアンス、セキュリティ、個人情報保護に関する基本方針
- 遵守すべき法律・規定がある場合はその根拠を簡潔に提示
3. **業務フロー・手順説明**
- 業務全体の流れ（フローチャートなどを想定）
- 各ステップにおける必要書類、作業方法、ツール・システムの使用方法
- よくあるトラブル例と対処法
4. **役割分担・責任範囲**
- 各部署・担当者ごとの責任範囲や役割
- 問題が起きたときの報告先・連携体制
5. **品質管理・チェック体制**
- 作業品質を担保するためのチェックリストやレビュー方法
- タイムライン管理や進捗報告の仕組み
6. **FAQ・問い合わせ先**
- よくある質問と回答
- 担当者が不明な場合の問い合わせ先（例：総務部やマニュアル作成担当者）
7. **更新・改訂手順**
- マニュアルの改訂タイミングや更新手順
- 更新版の通知方法と承認フロー
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**【出力条件・フォーマットの要望】**
1. **文体・言葉遣い**
- 基本は敬体（です・ます調）で統一してください。
- 初めて読む社員でもわかるよう、専門用語には簡潔な解説を付してください。
2. **レイアウト提案**
- セクション・章立ての構成案
- 箇条書きや表を活用し、情報が視覚的に整理されるようにしてください。
- 図表や画像を入れるべき箇所の例があれば、挿入の提案を行ってください。
3. **具体例・テンプレート**
- 一般的なルールやフローだけでなく、具体的なサンプル事例を提示してください。
- 文書や報告様式のテンプレート例がある場合、サンプルを示してください。
4. **可読性・検索性**
- 目次やインデックスをつける、ハイパーリンクを活用するなど、情報を検索しやすい工夫を提案してください。
- 各章のまとめに「ポイント」や「注意事項」を簡潔に記載してください。
5. **補足・注意点**
- セキュリティ関連は最低限記載しながらも、詳細なルールは別途添付の社内規定ファイルを参照する想定で言及してください。
- 社員が業務に取り組む上で必要不可欠となる前提（権限申請やPC設定など）がある場合は、その旨も記載してください。
このプロンプトをベースとして以下を社内用に入力すると、より“社内向け”かつ“使いやすい”マニュアルが生成できるのでぜひ活用してみてください。
- 業務の特性・内容に合わせた具体的な例示（使用システムやツール、書類の名称など）
- 自社独自のカルチャーや重要視している価値観を文章や事例で反映
- 最新の社内規定や部署ごとのガイドライン・ルールを組み込み
- チェック体制や改訂手順など運用を含めたフローの明確化
必要に応じてプロンプトを柔軟に変更しながら、完成度の高い社内マニュアルを作成してみてください。
ChatGPTでマニュアルを作成する際のコツ
ChatGPTでマニュアルを作成する際は、以下のポイントを意識することで、より効果的にマニュアルを作成できます。
モデルを選定する
ChatGPTには様々なモデルが提供されています。
無料プランで生成して物足りない場合には、他の有料プランを試してみることもお勧めします。
具体的なプロンプトを使う
ChatGPTに対しては、具体的で明確なプロンプトを使用することが重要です。たとえば、「操作方法を説明して」といった曖昧な指示ではなく、「〇〇ソフトウェアのインストール手順を3ステップで簡潔に説明してください」といった具合に、対象や要件、ステップ数などを明確に指示しましょう。これにより、AIが期待する内容を生成しやすくなります。
段階的に内容を確認
一度にすべての内容を生成するのではなく、段階的に確認しながら作成することもコツです。たとえば、マニュアルのセクションごとにChatGPTに文章を生成させ、その都度確認し、必要な修正を加えることで、最終的に一貫性のある内容を作成することができます。
また、段階的に修正することで、最終確認の際の作業量が減少します。
専門用語や業界知識を明確に指示
マニュアルには専門用語や業界独自の単語が含まれることが多いため、ChatGPTにその内容を反映させる必要があります。AIは一般的な知識には強いものの、業界用語や企業内の独自の言い回しなどについては指示が必要です。
事前に用語の定義や用法をChatGPTに指示し、それに基づいた文章を生成させると、より的確なマニュアルが作成できます。
継続的に修正を行う
マニュアルは一度作成して終わりではありません。業務プロセスや製品、サービスの変更に伴い、マニュアルの内容も定期的に見直し、更新しなければなりません。
定期的にフィードバックを収集し、それに基づいてマニュアルを改善することも重要です。使用者の声を反映し、わかりにくい部分や不備があれば適宜修正していくことで、より使いやすく、信頼性の高いマニュアルにすることができます。ChatGPTはこうした修正作業も素早く行えるため、最新の情報に基づいたマニュアルを維持することにも活用できます。
ChatGPTでマニュアルを作成する際の注意点
ChatGPTを使ってマニュアルを作成する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
生成された文章の確認が必要
ChatGPTは高精度な文章を生成できますが、100%正確な情報とは限りません。特に、専門的な内容や業界固独自の単語が含まれる場合、生成された文章に誤解を招く表現や事実に基づかない内容が含まれる可能性があります。
そのため、生成したマニュアルは必ず人間の目で確認し、適切な内容であるかを判断することが重要です。
機密情報の取り扱いに注意
ChatGPTに入力するデータには機密情報や個人情報を含めないように注意することが重要です。特に、社内でのプロジェクトの内容やクライアント情報など、外部に流出すると問題となるデータをAIに入力しないことが大切です。ChatGPTは、ユーザーが入力した情報を学習には利用しないよう設定することもできますが、セキュリティリスクを最小限に抑えるためにも、機密性の高い情報は入力しないようにしましょう。
マニュアルを作成する際は、公開可能な情報のみを使用し、機密情報の扱いには十分な注意を払う必要があります。
ChatGPTを活用したマニュアル作成事例
実際にChatGPTを活用した企業の事例をみてきましょう。
横須賀市役所
横須賀市役所では、ChatGPTを導入して市職員の文書作成支援や会議の議事録作成を自動化しています。2023年から本格的に運用されており、日常業務の効率化に成功しています。さらに、職員の負担が軽減され、時間短縮が図られています。
NEC
NECは、自社の業務効率化のためにChatGPTを利用しています。同社は、2023年に「NEC Generative AI Hub」を立ち上げ、社内の文書作成や議事録作成、ソースコード生成にChatGPTを取り入れています。この取り組みにより、文書作成時間を50%削減するなど、業務の自動化と効率化を実現しています。
このように適切にマニュアルを作成することで効率的かつ効果的な作成ができそうですね。
さいごに
この記事では、ChatGPTを活用してマニュアルを作成するメリットから、活用事例までを紹介しました。
今後もさらに多くの企業がChatGPTを取り入れ、業務の自動化や効率化が進むことが期待されます。ChatGPTの導入を検討している方は、ぜひ本記事で紹介した手順やコツを参考にし、マニュアル作成に役立ててください。
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